Jolto vindt privacy belangrijk. Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige wettelijke grondslag voor bestaat en proberen niet meer gegevens te verzamelen dan nodig is.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij ze kunnen delen en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Jolto [AANVULLEN: rechtsvorm, bijvoorbeeld eenmanszaak, V.O.F. of B.V.], handelend onder de naam Jolto, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
- Kortemeestraat 33, 4611 TL Bergen op Zoom, Nederland
- KvK-nummer: 72639989
- E-mail: info@jolto.nl
- Telefoon: 010 - 310 52 73
Voor privacyvragen kun je contact opnemen via info@jolto.nl.
2. Heeft Jolto een functionaris voor gegevensbescherming?
Jolto heeft op dit moment geen Functionaris Gegevensbescherming. Op basis van de aard, omvang en wijze waarop Jolto persoonsgegevens verwerkt, is Jolto momenteel niet verplicht er een aan te stellen.
Mocht onze bedrijfsvoering in de toekomst zodanig veranderen dat dit wettelijk verplicht wordt, dan beoordelen wij dat opnieuw en stellen wij er indien nodig een aan.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken hangt af van je contact met Jolto.
Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via het contactformulier, per e-mail of telefonisch, kunnen wij verwerken:
- voor- en achternaam;
- bedrijfsnaam;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- de inhoud van je bericht;
- informatie over het gewenste traject of de gewenste dienst;
- informatie die je zelf aan ons verstrekt;
- eventuele afspraak- of planningsgegevens.
Wij vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie te verstrekken via het contactformulier, tenzij dit noodzakelijk is en daarover vooraf afspraken zijn gemaakt.
Wanneer je een opdracht bij Jolto afneemt, kunnen daarnaast worden verwerkt:
- naam van contactpersonen;
- zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
- factuur- en vestigingsadres;
- KvK-gegevens en btw-nummer;
- betaal- en factuurgegevens;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht;
- communicatie en correspondentie over de opdracht;
- gegevens die onderdeel zijn van aangeleverde bestanden of materialen.
Bij het bezoeken van onze website kunnen beperkte technische gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld:
- IP-adres;
- datum en tijd van bezoek;
- browser en besturingssysteem;
- technische gegevens over het apparaat;
- de pagina die je bezoekt;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging en technische werking van de website.
Zoals beschreven in ons cookiebeleid gebruikt Jolto de publieke website bewust zonder advertentietracking en zonder statistiekentool.
4. Microsoft Bookings
Voor het plannen van een kennismakingsgesprek kan Jolto gebruikmaken van Microsoft Bookings. De agenda wordt niet automatisch geladen; de module wordt pas geactiveerd wanneer je zelf kiest om een afspraak in te plannen.
Wanneer je de agenda gebruikt, kunnen persoonsgegevens en technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de afspraak te plannen en de dienst veilig te laten functioneren. Dit kan onder andere gaan om:
- naam;
- e-mailadres;
- telefoonnummer, indien gevraagd;
- gekozen datum en tijd;
- informatie die je zelf in het afspraakformulier invult;
- technische gegevens zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens.
Voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Microsoft Bookings kunnen naast Jolto ook Microsoft-entiteiten en door Microsoft ingeschakelde dienstverleners betrokken zijn. Die verwerking vindt plaats volgens de actuele voorwaarden en privacydocumentatie van Microsoft.
De persoonsgegevens die je aan Jolto verstrekt voor het aanvragen en plannen van een gesprek gebruiken wij om contact met je op te nemen en de afspraak uit te voeren.
5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
| Doel | Voorbeelden | Grondslag |
|---|---|---|
| Contact opnemen | Reageren op een aanvraag of vraag. | Gerechtvaardigd belang of stappen op verzoek voor de overeenkomst |
| Kennismakingsgesprek plannen | Afspraak maken en bevestigen. | Uitvoering van een overeenkomst of stappen op verzoek |
| Offerte maken | Gegevens gebruiken voor een zakelijke offerte. | Stappen op verzoek voor de overeenkomst |
| Opdracht uitvoeren | Communicatie, bestanden en projectgegevens verwerken. | Uitvoering van de overeenkomst |
| Factureren | Facturen maken en betalingen administreren. | Wettelijke verplichting of uitvoering overeenkomst |
| Administratie | Financiele administratie bijhouden. | Wettelijke verplichting |
| Portfolio en commerciele uitingen | Gerealiseerd werk of testimonials tonen. | Gerechtvaardigd belang of toestemming |
| Website beveiligen | Misbruik en ongeautoriseerde toegang voorkomen. | Gerechtvaardigd belang |
| Bedrijfsvoering verbeteren | Processen en dienstverlening verbeteren. | Gerechtvaardigd belang |
| Juridische verplichtingen | Voldoen aan wettelijke verplichtingen. | Wettelijke verplichting |
| Juridische geschillen | Rechten beschermen of verdedigen. | Gerechtvaardigd belang |
Wij verwerken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor deze oorspronkelijk zijn verzameld, tenzij daarvoor een nieuwe wettelijke grondslag bestaat.
6. Wettelijke grondslagen
Jolto verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met jou uit te voeren.
- Stappen op verzoek voor het sluiten van een overeenkomst: bijvoorbeeld wanneer je ons vraagt een offerte op te stellen of een gesprek te plannen.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze fiscale en administratieve verplichtingen.
- Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het voeren van onze normale bedrijfsvoering. Bij deze grondslag maken wij een belangenafweging en houden wij rekening met jouw privacybelangen.
- Toestemming: wanneer wij in een specifieke situatie toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf. Je kunt gegeven toestemming altijd weer intrekken.
7. Zakelijke dienstverlening
Jolto richt zich uitsluitend op zakelijke klanten. De website en dienstverlening zijn daarom primair gericht op ondernemingen, organisaties en personen die handelen namens een onderneming of organisatie.
Wanneer je namens een bedrijf contact met ons opneemt, kunnen wij jouw zakelijke contactgegevens als contactpersoon verwerken. Het feit dat je namens een onderneming handelt, betekent niet dat persoonsgegevens niet onder de AVG vallen.
Handel je als zzp'er of vanuit een vennootschap onder firma, dan worden je bedrijfsgegevens zoals je zakelijke e-mailadres of telefoonnummer onder de AVG vrijwel altijd aangemerkt als persoonsgegevens. Wij behandelen die gegevens met dezelfde zorgvuldigheid.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht gegevens langer te bewaren. Als uitgangspunt hanteren wij de volgende termijnen.
Aanvragen die niet tot een opdracht leiden bewaren wij in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste contact. Dit kan langer zijn wanneer er een gerechtvaardigd belang bestaat om de correspondentie te bewaren, bijvoorbeeld vanwege een mogelijk geschil.
Gegevens die onderdeel zijn van een offerte kunnen maximaal 7 jaar worden bewaard wanneer deze onderdeel uitmaken van onze administratie of noodzakelijk zijn voor fiscale of juridische doeleinden.
Gegevens die onderdeel uitmaken van onze zakelijke administratie bewaren wij zolang dit noodzakelijk is en, voor zover van toepassing, gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn. De Belastingdienst hanteert in het algemeen een bewaarplicht van 7 jaar voor de administratie. Niet alle persoonsgegevens hoeven daarom automatisch zeven jaar te worden bewaard.
Facturen en gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie worden bewaard zolang de wettelijke fiscale bewaarplicht dat vereist.
Technische gegevens die uitsluitend worden gebruikt voor beveiliging en technische werking worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dat doel.
9. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Jolto verkoopt persoonsgegevens niet. Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:
- onze hostingprovider;
- onze e-mailprovider;
- Microsoft, waaronder Microsoft Bookings;
- onze boekhoudsoftware;
- onze accountant of administratiekantoor;
- betaaldienstverleners;
- IT- en beveiligingsleveranciers;
- partijen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een opdracht;
- juridische of professionele adviseurs wanneer dat noodzakelijk is.
Waar een externe partij persoonsgegevens namens Jolto verwerkt, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Daarin staan onder meer afspraken over de aard en het doel van de verwerking, beveiliging, vertrouwelijkheid, subverwerkers en ondersteuning bij AVG-verplichtingen.
10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners die Jolto gebruikt kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte, of daarbij gebruikmaken van subverwerkers buiten de EER.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor een passende wettelijke grondslag en waarborg voor die doorgifte, zoals:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde partijen in de Verenigde Staten, zoals Microsoft;
- door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
- of een andere wettelijke doorgiftemogelijkheid uit hoofdstuk V van de AVG.
Waar relevant beoordelen wij daarnaast of aanvullende maatregelen nodig zijn.
11. Beveiliging
Jolto neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Daarbij maken wij onder meer gebruik van:
- beveiligde https-verbindingen;
- toegangsbeperkingen;
- sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
- actuele software en beveiligingsupdates;
- beperkte toegang tot persoonsgegevens;
- betrouwbare hosting- en cloudvoorzieningen;
- regelmatige controle van toegangsrechten.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden. Geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag is volledig risicovrij. Wij kunnen daarom geen absolute garantie geven dat persoonsgegevens onder alle omstandigheden volledig veilig zijn.
12. Datalekken
Wanneer Jolto wordt geconfronteerd met een datalek, beoordelen wij dit volgens onze interne procedures. Is sprake van een datalek dat volgens de AVG aan de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld, dan doen wij dat binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn. Levert een datalek waarschijnlijk een hoog risico op voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan informeren wij de betreffende personen wanneer de AVG dat vereist.
13. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Jolto gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen of andere vergelijkbare zwaarwegende gevolgen voor jou zijn verbonden. Wij gebruiken persoonsgegevens ook niet voor geautomatiseerde profilering van websitebezoekers of klanten.
14. Direct marketing
Wanneer Jolto zakelijke relaties benadert voor commerciele doeleinden, gebeurt dit binnen de grenzen van de toepasselijke wet- en regelgeving. Maak je bezwaar tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing, dan respecteren wij dat en gebruiken wij je gegevens niet langer voor dat doel. Je kunt hiervoor altijd contact opnemen via info@jolto.nl.
15. Jouw privacyrechten
Op grond van de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:
- inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
- toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd. Het intrekken heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die daarvoor plaatsvonden.
Je hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Wij beeindigen de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen of de verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
16. Een verzoek indienen
Wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Stuur dan een e-mail naar info@jolto.nl. Vermeld daarbij zo duidelijk mogelijk van welk recht je gebruik wilt maken en op welke persoonsgegevens of verwerking je verzoek betrekking heeft.
Wij reageren in beginsel binnen een maand op je verzoek. In bepaalde gevallen mag deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; gebeurt dat, dan informeren wij je daarover. Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet om meer identificerende informatie dan noodzakelijk is.
17. Kosten van een verzoek
Het uitoefenen van je AVG-rechten is in beginsel kosteloos. Alleen wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, kunnen wij binnen de grenzen van de AVG een redelijke vergoeding vragen of weigeren aan het verzoek gevolg te geven.
18. Klacht indienen
Heb je een klacht over de manier waarop Jolto met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@jolto.nl. Wij proberen klachten eerst zelf op te lossen.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
19. Verplichte gegevens
Je bent niet in alle situaties verplicht om persoonsgegevens aan Jolto te verstrekken. Sommige gegevens zijn echter noodzakelijk om een bepaalde dienst te kunnen leveren. Bijvoorbeeld:
- zonder naam en contactgegevens kunnen wij een aanvraag niet goed behandelen;
- zonder noodzakelijke factuurgegevens kunnen wij een opdracht mogelijk niet correct administreren of factureren;
- zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij een afspraak via Microsoft Bookings mogelijk niet verwerken.
Wanneer bepaalde gegevens wettelijk of contractueel noodzakelijk zijn, geven wij dat waar relevant aan.
20. Bijzondere persoonsgegevens
Jolto is niet gericht op het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens. Wij verzoeken je daarom om via het contactformulier, e-mail of andere reguliere kanalen geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Mocht het toch nodig zijn dergelijke gegevens te verwerken, dan gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en, indien vereist, een aanvullende uitzondering uit de AVG bestaat.
21. Persoonsgegevens van anderen
Wanneer je persoonsgegevens van andere personen aan Jolto verstrekt, bijvoorbeeld van een medewerker, opdrachtgever of contactpersoon, ben je er verantwoordelijk voor dat je deze gegevens rechtmatig aan ons mag verstrekken. Wij kunnen die gegevens vervolgens verwerken voor de doeleinden waarvoor ze aan ons zijn verstrekt.
22. Links naar andere websites
Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Bezoek je een externe website via zo'n link, dan is het privacybeleid van die partij van toepassing. Jolto is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van externe websites. Wij raden aan de privacyverklaring van een externe website te bekijken voordat je daar persoonsgegevens verstrekt.
23. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Jolto kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte technologieen of wettelijke verplichtingen veranderen. Bij wezenlijke wijzigingen publiceren wij de gewijzigde verklaring duidelijk op onze website. Bovenaan deze pagina staat altijd de datum waarop de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.
24. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.
- Kortemeestraat 33, 4611 TL Bergen op Zoom, Nederland
- E-mail: info@jolto.nl
- Telefoon: 010 - 310 52 73
- KvK-nummer: 72639989
Let op: vul de gegevens tussen [AANVULLEN] in. Verandert er iets in de diensten die je gebruikt, werk dan hoofdstuk 9 bij.